各学院：
为确保我校2020届毕业研究生的档案归档及时有效、规范完整，根据学校档案馆要求，现将有关事项通知如下：
一、学位档案归档方式
1.根据学位授予时间分批次进行
自2020届毕业研究生起，档案根据学位授予时间分批次整理，分为6月、9月、12月三个批次，根据不同批次的研究生档案分卷表分类进行。
2.根据培养内容分类进行
自2020届毕业研究生起，档案根据研究生招生、培养、学位、学科等内容分类整理，不再以学生为单位汇总全部档案材料进行。
3.根据研究生培养层次和培养类型分类进行
研究生根据培养层次和培养类型分为学术型博士、学术型硕士、专业型硕士三种，研究生学位档案也依据此类别分别归档。
二、学位档案归档材料清单
1.招生 2020届毕业硕博研究生录取登记表 （纸质版盖章原件）
2.培养 2020届毕业硕博研究生课程成绩单（纸质版盖章原件）
3.学位 2020届研究生学位申请书（纸质版盖章原件）
三、纸质资料归档要求
1.按照招生、培养、学位不同类别档案材料中的《2020届**月授予学位研究生档案分卷表》对2020届毕业研究生档案进行分卷，不同类别的档案分卷表通过研究生秘书qq群共享文件查询。
2.分卷时请严格按照相应《2020届**月授予学位研究生档案分卷表》中的学生名单顺序进行。
以《研究生学位申请书》（每个学生申请书大约8-9页）为例，分卷表中“档案号”栏标注了以学院为单位每6-7个研究生为一卷的档案号，每卷档案页码大约50-70页。后一栏的“页码”栏需标注以每个相应档案号排序的学生学位申请书起始页的页码。
每个案卷须用铅笔在纸质档案材料每页（带字页，正面右下角，反面左下角）编页码（对有字页编页码，无字页忽略），每个案卷从1-n页；每个案卷须用铅笔在每卷起始页下方中间写档案号（例：2020-JX1216-1）。每份档案材料须加盖二级学院红章。
3.《2020届**月授予学位研究生档案分卷表》中研究生名单分为博士、学硕和专硕三类，招生、培养、学位类均有不同的档案号，如《研究生录取登记表》博士档案号为2020-JX1113-，硕士为2020-JX1213-，《研究生成绩单》博士为2020-JX1114-，硕士为2020-JX1214-，《研究生学位申请书》博士为2020-JX1116-，硕士为2020-JX1216-，每个学院均是博士单独立卷，先学硕后专硕分卷，根据档案号顺序进行档案组卷整理。
4.纸质资料中的订书钉（尤其是金属制的）须全部摘除、启掉。
5.研究生档案资料均为原件且完整齐全无破损，如有缺失材料请写明原因并由单位负责人签章。
四、纸质档案材料提交时间和地点
纸质材料提交时间：4月底前
提交地点：
招办归档联系人：张老师 82617761 燕山办公楼421
培养归档联系人：谭老师 82911793 燕山办公楼425
学位归档联系人：郝老师 88525292 燕山办公楼442
研究生院
2021年4月11日
